Dispositif Lanceur d’alerte du GPMD
Qui peut être lanceur d’alerte ?
La loi définit le lanceur d’alerte comme une « une personne physique qui signale ou divulgue, sans contrepartie financière directe et de bonne foi, des informations portant sur un crime, un délit, une menace ou un préjudice pour l’intérêt général, une violation ou une tentative de dissimulation d’une violation d’un engagement international régulièrement ratifié ou approuvé par la France, d’un acte unilatéral d’une organisation internationale pris sur le fondement d’un tel engagement, du droit de l’Union européenne, de la loi ou du règlement. »
Lorsque les informations n’ont pas été obtenues dans le cadre des activités professionnelles, le lanceur d’alerte doit en avoir eu personnellement connaissance. Ce dispositif est à destination des :
- membres du personnel,
- personnes qui se sont portées candidates à un emploi au sein de l’entité concernée, lorsque les informations ont été obtenues dans le cadre de cette candidature ;
- collaborateurs extérieurs et occasionnels (CDD, alternants…) ;
- personnes dont la relation de travail s’est terminée, lorsque les informations ont été obtenues dans le cadre de cette relation,
- titulaires de droits de vote au sein de l’assemblée générale de l’entité ;
- membres des organes de gouvernance
- cocontractants et sous-traitants ou, lorsqu’il s’agit de personnes morales, aux membres de l’organe d’administration, de direction ou de surveillance de ces cocontractants et sous-traitants ainsi qu’aux membres de leur personnel.
Quels sont les faits concernés par une alerte ?
Les alertes doivent porter sur :
- un crime, un délit,
- une menace ou un préjudice pour l’intérêt général,
- une violation ou une tentative de dissimulation d’une violation :
- d’un engagement international régulièrement ratifié ou approuvé par la France,
- d’un acte unilatéral d’une organisation internationale pris sur le fondement d’un tel engagement,
- du droit de l’Union européenne,
- de la loi ou du règlement.
Le lanceur d’alerte doit être de bonne foi. Il doit ainsi avoir eu des « motifs raisonnables de croire » que les informations divulguées étaient nécessaires à la sauvegarde des intérêts en cause.
Qui traite les alertes formulées et sous quels délais ?
Au GPMD, le dispositif prévoit que le recueil et de traitement des signalements des alertes est réalisé par un référent interne. Celui-ci est joignable via le courriel : signalement-alerte@portdedunkerque.fr
Le référent interne est tenu au plus grand secret et à la plus stricte confidentialité, ceci afin de protéger les différentes parties. Le référent est par ailleurs tenu de fournir un extrait de casier judiciaire.
En cas de conflit d’intérêts, le référent interne se déporte sans délai au profit d’un autre référent désigné.
Comment déposer un signalement ?
Le signalement d’une alerte s’effectue par écrit, soit par courrier postal, soit par voie dématérialisée.
Dans le premier cas, l’envoi est effectué par courrier sous double enveloppe confidentielle.
La première enveloppe doit porter les mentions suivantes :
« A destination de Mme Moras – Référente Alerte /Secrétariat Général
CONFIDENTIEL
Grand Port Maritime de Dunkerque
Port 2505
2505 route de l’écluse Trystam
BP 46534
59386 Dunkerque cedex 1 »
Sur la deuxième enveloppe, qui contient les éléments du dossier, figurent les mentions « Signalement d’une alerte au titre de la loi du 9 décembre 2016 ».
Dans le cas d’un envoi par mail, ce dernier est effectué en utilisant le formulaire et adressé électroniquement (signalement-alerte@portdedunkerque.fr) au référent.
Dans tous les cas, le signalement devra être accompagné de tout élément susceptible de l’étayer : descriptif des faits, date de survenance ou de constatation, ainsi que toute information ou document utile quelle que soit leur forme en pièce jointe. Il est nécessaire de rappeler qu’en droit français, les éléments de preuve doivent avoir été collectés de manière loyale afin de pouvoir être utilisés.
Dans le cas d’une alerte non anonyme, il est indispensable de préciser son nom, prénom et les coordonnées nécessaires afin de pouvoir échanger.
Le référent en charge de réceptionner l’alerte en accusera réception auprès du lanceur d’alerte identifié par courriel ou courrier dans un délai maximum de 7 jours ouvrés suivant réception.
Ce document :
- Indique les garanties de confidentialité dont l’auteur du signalement bénéficie ;
- Fixe le délai prévisible et raisonnable d’examen de la recevabilité de son signalement (qui ne sauraient excéder trois mois à compter de l’accusé de réception du signalement ou, à défaut d’accusé de réception, trois mois à compter de l’expiration d’une période de sept jours ouvrés suivant le signalement).
- Précise les modalités suivant lesquelles l’auteur du signalement sera informé des suites données.
Le lanceur d’alerte peut adresser un signalement externe, soit après avoir effectué un signalement interne, soit directement à l’une des autorités compétentes désignées en annexe au décret n°2022-1284 du 3 octobre 2022, au Défenseur des droits, à l’autorité judiciaire, à l’organisme de L’UE compétent.
Quelles suites après un signalement ?
Le traitement du signalement comprend trois étapes :
- L’examen de la recevabilité du signalement : cette phase doit permettre la vérification du respect du périmètre de l’alerte et le caractère suffisamment précis des éléments portés à la connaissance du référent, permettant utilement au référent de traiter le signalement. L’irrecevabilité conduit à la clôture de l’alerte.
- La vérification de la matérialité des faits : cette phase peut comporter des échanges avec l’auteur du signalement ;
- La phase de transmission aux autorités compétentes ou de clôture de la procédure.
L’auditeur identifié du signalement est informé par le référent des suites données à son alerte ainsi que des délais prévisibles du traitement qui ne sauraient excéder trois mois à compter de l’accusé de réception du signalement ou, à défaut d’accusé de réception, trois mois à compter de l’expiration d’une période de sept jours ouvrés suivant le signalement.
Le référent n’est pas tenu de traiter intégralement l’alerte dans ce délai de trois mois mais seulement d’informer l’auteur du signalement sur les actions envisagées ou déjà prises pour évaluer la réalité de l’alerte (par exemple : engagement d’une enquête interne) et remédier à la situation signalée.
Le référent peut procéder à la clôture du signalement lorsqu’il est devenu sans objet ou lorsque les allégations sont inexactes, infondées, insuffisamment caractérisées, manifestement mineures ou ne contiennent aucune nouvelle information significative par rapport à un signalement déjà clôturé.
Le référent peut également procéder à la clôture du signalement lorsque les allégations font déjà l’objet d’un contentieux devant les juridictions administratives ou judiciaires.
Lorsqu’un signalement recevable nécessite la mise en œuvre de mesures, le référent saisit l’autorité compétente pour que soit mis fin aux faits, actes, menaces ou préjudices signalés.
Pour ce faire, le référent peut saisir :
- Le supérieur hiérarchique du salarié mis en cause, afin que celui-ci puisse prendre les mesures nécessaires afin de mettre fin aux actes ou d’enjoindre le ou les salariés concernés de faire cesser cette situation dans un délai qu’il détermine ;
- La SG/DRH lorsque les faits signalés sont passibles d’une sanction disciplinaire ;
- Le Président du Directoire si les faits sont susceptibles, de par leur nature ou leur gravité, de justifier la saisine d’une autorité extérieure au GPMD (ministère de tutelle, autorité administrative ou judiciaire).
Quelles garanties pour le lanceur d’alerte ?
La procédure du GPMD garantit l’intégrité et la confidentialité de l’ensemble des informations recueillies dans un signalement, y compris l’identité de l’auteur du signalement, des personnes visées par celui-ci et de tout tiers qui y est mentionné.
Le dispositif d’alerte est sécurisé, et les droits d’accès sont limités aux seules personnes autorisées à recueillir les alertes et à les traiter. Les données personnelles, recueillies dans le cadre de l’alerte, sont traitées dans le respect des règles fixées par le RGPD et des recommandations fournies par le référentiel relatif aux traitements de données à caractère personnel destinés à la mise en œuvre d’un dispositif d’alerte édité par la CNIL (version du 6 juillet 2023). Les données relatives à un signalement non recevable sont détruites sans délai.
Lorsqu’une procédure disciplinaire ou judiciaire est engagée à l’encontre de la personne mise en cause ou de l’auteur d’un signalement qui n’aurait pas été effectué dans le respect des articles 6 à 8 de la loi du 9 décembre 2016, les données relatives au signalement sont conservées jusqu’au terme de la procédure.
Lorsqu’un signalement n’est pas suivi d’une procédure disciplinaire ou judiciaire, les données relatives à ce signalement sont conservées deux mois après la clôture des opérations de traitement du signalement puis détruites. Les personnes concernées en sont informées.
Les données personnelles, recueillies dans le cadre de l’alerte, sont traitées dans le respect des règles fixées par le RGPD et des recommandations fournies par le référentiel relatif aux traitements de données à caractère personnel destinés à la mise en œuvre d’un dispositif d’alerte édité par la CNIL (version du 6 juillet 2023). La procédure garantit l’intégrité et la confidentialité de l’ensemble des informations recueillies dans un signalement, y compris l’identité de l’auteur du signalement, des personnes visées par celui-ci et de tout tiers qui y est mentionné.
Seuls les salariés placés sous la responsabilité du réfèrent, expressément désignés à cette fin et soumis aux mêmes obligations de confidentialité que le référent lui-même, peuvent être chargés de la réception, de l’examen de la recevabilité et du traitement des signalements, ainsi que des relations avec l’auteur du signalement, l’auteur des faits signalés et les autres personnes concernées. Les informations détenues par ces personnes sont limitées à ce qui est strictement nécessaire aux seuls besoins de vérification ou de traitement du signalement.
En cas de nécessité de communiquer avec des tiers, notamment pour effectuer des vérifications ou traiter l’alerte, toutes les précautions sont prises pour restreindre l’accès aux informations aux seules personnes qui doivent en connaître. Les tiers sont informés de la nécessité de respecter les règles de confidentialité.
Il ne peut être divulgué d’éléments de nature à identifier l’auteur du signalement sans son consentement préalable, sauf à l’autorité judiciaire et seulement en cas d’obligation légale de dénonciation. L’auteur du signalement est alors informé de cette communication, sauf si cela risque de compromettre la procédure judiciaire.
Toute personne divulguant ces données confidentielles expose sa responsabilité pénale en application de l’article 9 de la loi du 9 décembre 2016 susvisée.
La violation de la confidentialité est également susceptible d’entraîner des sanctions disciplinaires.